Come creare adeguati assetti organizzativi nella tua impresa

Gli adeguati assetti organizzativi sono un elemento decisivo per il positivo sviluppo della tua iniziativa imprenditoriale, oltre che un obbligo previsto dal Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza (d.lgs. n. 14/2019), il quale ha integrato l’art. 2086 c.c. con la previsione che

l’imprenditore che operi in forma societaria o collettiva ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa (…).

Ma che cosa si intende esattamente per adeguati assetti organizzativi? Come li puoi creare e ottimizzare nella tua azienda?

Cosa si intende per assetto organizzativo adeguato

Cominciamo dalle basi: il legislatore non impone alcun rigido criterio di scelta o impostazione degli assetti organizzativi, lasciandoti così libero di individuare e valutare le opzioni che hai a disposizione, tra quelle ritenute più adeguate alle caratteristiche della tua organizzazione.

Nel far questo sarai comunque in parte guidato dalle indicazioni di legge che prevedono specifiche responsabilità sui manager e sull’organo di controllo nel caso in cui non venga confermata l’adeguatezza organizzativa dell’impresa.

Diventa pertanto essenziale che l’imprenditore – e i suoi consulenti – focalizzino la propria attenzione sugli elementi chiave degli adeguati assetti organizzativi, che possiamo ora definire come quel sistema di funzioni, poteri, deleghe, processi e procedure decisionali che contribuiscono a favorire l’individuazione chiara e univoca dei compiti e delle responsabilità in azienda.

Su questi termini si è peraltro da tempo espresso lo stesso Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, che nel documento Norme di comportamento del collegio sindacale di società quotate (norma Q.3.4., aprile 2018) ha definito l’assetto organizzativo come il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità.

Come creare adeguati assetti organizzativi per la tua azienda

Come abbiamo già avuto modo di ricordare poche righe fa, il legislatore non impone rigide linee guida nella creazione e nello sviluppo di adeguati assetti organizzativi per la tua azienda, lasciandoti così lo spazio di adottare gli strumenti e le competenze che ritieni più coerenti con il obiettivo finale.

Tra i più ricorrenti strumenti che puoi attivare troviamo, comunque, di norma: – organigramma, funzionigramma e mansionario

deleghe e procure
procedure di gestione dei processi e svolgimento delle attività
valutazione del rischio (Risk assessment)
procedure di controllo interno
modelli di Compliance Program
codice etico
informazione e comunicazione
formazione del personale.

Al netto di ciò, possiamo schematizzare di seguito quali siano i principali passi da compiere per sviluppare un assetto organizzativo adeguato.

Identificare le funzioni aziendali, i ruoli e le responsabilità

Il primo passo è costituito dall’identificazione delle funzioni aziendali, dei compiti, delle deleghe, delle responsabilità, dei poteri autorizzativi e di quelli di firma.

Strumento utile a tal fine è un organigramma che evidenzi i responsabili delle singole funzioni (ad esempio, produzione e amministrazione) e che sia in grado di rappresentare correttamente la struttura organizzativa e il personale occupato in essa.

Utile è anche un funzionigramma che delinei gli ambiti di competenza e di responsabilità di ogni presidio organizzativo.

Formalizzare le procedure interne

Il secondo passo è di norma rappresentato dalla formalizzazione delle procedure mediante la realizzazione di manuali e linee guida che includano compiti, passaggi operativi e di controllo, indicazioni delle persone idonee a svolgere le funzioni assegnate.

Redigere il budget economico-finanziario

Si procede quindi alla redazione del budget economico-finanziario approvato dal consiglio di amministrazione, che consentirà di evidenziare i flussi di cassa attesi per i successivi mesi e che dovrà essere integrato con una reportistica e con un business plan sviluppato su un orizzonte temporale almeno triennale.

Predisporre un flusso informativo tra gli organi sociali

Si giunge infine alla predisposizione di un flusso informativo tra gli organi sociali (amministratori, collegio sindacale, revisori), e tra gli organi e gli uffici. L’informativa sarà periodica (almeno semestrale) e conterrà elementi utili per l’analisi della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione, propedeutica a far circolare in maniera tempestiva ogni dato essenziale per registrare tempestivamente i segnali di difficoltà e sulla continuità aziendale.

Chi deve sviluppare un adeguato assetto organizzativo

Ora che abbiamo visto che cos’è un assetto organizzativo adeguato rimane da chiarire a chi spetta il suo sviluppo.

Ebbene, la risposta ci è fornita da quanto afferma l’art. 2381 c.c., co. 5, secondo cui il compito di curare che l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile sia adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa è degli organi delegati. Dunque, è al Consiglio di amministrazione della società che è attribuito il compito di valutare l’adeguatezza degli assetti sulla base delle informazioni ricevute. Spetterà invece al Sindaco Unico, al Collegio sindacale (o, a seconda delle forme adottate, al Consiglio di sorveglianza o al Comitato per il controllo sulla gestione) il compito di vigilare sull’adeguatezza degli stessi.

Come adeguare un adeguato assetto organizzativo

In molti casi le disposizioni normative impongono agli amministratori di società un necessario ripensamento del proprio protocollo organizzativo, ed è proprio l’analisi, la progettazione e l’implementazione di un assetto che sia adeguato alla natura e alla dimensione dell’impresa, in grado di soddisfare le esigenze aziendali nel rispetto della norma, a costituire uno dei compiti più ardui a cui gli organi delegati sono chiamati.

Per avere una linea guida ispirativa nel procedere con questo obiettivo si può far ricorso alle Norme di comportamento del Collegio sindacale delle società non quotate, che forniscono precisi riferimenti sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo.

Da porsi in stretto rapporto alle caratteristiche della società, alla natura e alla modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, tali riferimenti sono strettamente connessi a:

presenza di un’organizzazione gerarchica;
redazione di un organigramma aziendale che definisca in maniera chiara e trasparente funzioni, compiti e linee di responsabilità;
effettivo esercizio di attività decisionali e direttive della società da parte dell’amministratore delegato e dai soggetti a cui sono attribuiti dei poteri specifici;
presenza e applicazione di procedure che garantiscano efficacia e efficienza della gestione dei rischi aziendali e del sistema di controllo interno, nonché completezza, tempestività e attendibili dei flussi informativi;
esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale che sia in possesso di adeguata professionalità e competenza necessarie allo svolgimento di funzioni assegnate;
presenza di direttive e procedure aziendali, da aggiornarsi periodicamente e da diffondersi a vari livelli della struttura organizzativa, con riferimento specifico al sistema dei processi aziendali, di definizione degli obiettivi strategici, di controllo interno e di gestione dei rischi aziendali, di gestione del personale, di autoregolamentazione, informativo.

Per scoprire come un adeguato assetto organizzativo può aiutare la tua azienda, puoi contattarci a questi recapiti.

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