Come creare un budget economico
Il budget economico è uno strumento indispensabile per migliorare il controllo di gestione di un’azienda: permette infatti di mettere nero su bianco le proprie idee, ponderarle con le risorse disponibili e stilare una visione di insieme del prossimo esercizio, anticipando quelli che si ritiene possano essere i risultati ottenibili sul conto economico aziendale.
Insomma, il budget economico è un documento che permette di orientare e programmare le proprie decisioni, rendendole coerenti con le proprie aspettative per i prossimi 12 mesi.
In ciò, peraltro, il budget economico ben si distingue con il business plan che – invece – di norma prevede un arco di tempo più lungo (tradizionalmente, tre o cinque anni). Evidentemente, il budget economico dovrà integrarsi e rendersi compatibile con il business plan, se presente, considerato che con esso si tende a ragionare sulla prima annualità del periodo assunto come riferimento del piano di business.
Quali sono i vantaggi del budget economico: perché usarlo per la tua azienda
Già da queste poche righe dovrebbe essere chiaro che il budget economico ha una grande utilità per la tua azienda, considerato che ti permetterà di ottenere dei concreti benefici sia in fase di programmazione che in fase di controllo.
Per quanto concerne la programmazione, ad esempio, il budget economico stimola la definizione delle priorità aziendali e la distribuzione delle risorse in modo logico e ragionato. Per quanto invece concerne il controllo, il budget economico garantisce nel corso dell’anno la verifica dei dati a consuntivo, potendo così valutare i gap che sono stati generati rispetto a quanto previsto e valutare le motivazioni di tali scostamenti.
Entrambi i benefici (miglioramento dell’efficacia della pianificazione e del controllo) sono essenziali per perseguire la finalità di un miglioramento continuo a cui l’azienda dovrebbe tendere nella sua sostenibile esistenza.
In altre parole, fare un budget economico permette di organizzare le attività del prossimo anno partendo da una base dati puntuale e oggettiva, ripartire le risorse che sono a disposizione delle differenti funzioni aziendali e verificare se la propria azienda sia o meno in linea con i programmi.
Come creare un budget economico
Da quanto sopra dovrebbe essere chiaro come la realizzazione di un budget economico sia un’attività particolarmente importante per la vita di un’azienda e, come tale, richiede che sia effettuata con il supporto di un consulente esperto e professionale, che con le sue competenze e conoscenze possa redigere tale documento con la giusta dose di efficacia e affidabilità.
Per realizzare un budget economico è consigliabile percorrere questi cinque passi fondamentali.
Parti dal conto economico attuale
Il primo passo è evidentemente quello di partire dal conto economico attuale e, ancor più, dalla sua riclassificazione: focalizzarsi sul conto economico riclassificato significa concentrarsi sulle macro-voci di conto economico, tralasciando – almeno per il momento – quelle di maggiore dettaglio.
Pensa ai prossimi 12 mesi facendo frutto dell’esperienza passata
Una volta che sai qual è la tua situazione di partenza, puoi guardare al futuro a breve termine. Il modo più semplice per riuscirci è fare tesoro delle tue esperienze più recenti, basandoti magari sui valori dell’ultimo anno se non prevedi grandi cambiamenti nel tuo business.
Se infatti immagini che il nuovo esercizio sarà più o meno in continuità con quello precedente, puoi facilmente replicare le stesse voci con qualche piccola variazione su matrice endogena o esogena: ad esempio, puoi stimare un incremento dei costi per acquisti perché ritieni che il prezzo delle materie prime utilizzate dalla tua società sia destinato ad aumentare.
Ricorda, nel far ciò, di:
- partire dai ricavi di conto economico
- prevedere una forbice di dati piuttosto che numeri puntuali
- stimare i costi in percentuale sul giro d’affari
- osservare non solamente i valori dell’ultimo anno, quanto anche quelli degli anni precedenti.
Stimare i costi generali
I costi generali sono uno degli elementi del budget economico più difficili da stimare e, come tali, uno di quelli che crea le maggior perplessità al redattore del piano economico previsionale.
Ricordiamo che i costi generali possono contenere sia i costi fissi di struttura che i costi variabili indiretti rispetto alla produzione: si tratta cioè di costi che non sono direttamente riconducibili e proporzionali all’attività produttiva, ma generano un potenziale vantaggio per l’intera azienda o una sua parte.
Si pensi all’affitto dei locali in cui si svolge l’attività produttiva o commerciale, alle manutenzioni per l’intera sede, alle assicurazioni, alla cancelleria e così via.
Un modo semplice per affrontarli è quello di considerarli simili a quelli degli anni precedenti, soprattutto se non prevedi grandi variazioni nella tua organizzazione. Se invece ritieni che vi possano essere importanti novità (come ad esempio il trasferimento in una sede più grande) allora non potrai che tenerne conto nella predisposizione del budget economico.
Coinvolgere i collaboratori
La redazione di un budget economico è un momento molto importante di riflessione e di valutazione della propria situazione attuale e prospettica. È altresì un momento utile per fare il punto delle relazioni con i propri collaboratori, coinvolgendoli nella realizzazione del budget economico limitatamente alle informazioni che ritieni che possano dare con un maggiore livello di coerenza.
Prevedere controlli periodici
Il fatto che il budget economico abbia una durata previsionale pari a un anno non sta certamente a significare che prima di questo termine non debbano esserci dei momenti di verifica e di controllo.
Nel corso dell’anno, il budget economico offre un punto di riferimento per verificare l’andamento rispetto ai programmi iniziali: un controllo trimestrale (o, se ritieni sia il caso, mensile) costituisce un’osservazione che contribuirà a intercettare prontamente eventuali scostamenti.
Nel suddividere i dati annuali in periodi infrannuali, tieni sempre a mente che i ricavi non sono quasi mai lineari e che potrebbero essere impattati dalle stagionalità. Suddividi pertanto con la giusta consapevolezza i dati annuali tenendo conto di tutti i principali elementi che potrebbero impattare su di essi durante lo svolgimento dell’anno.
Nella speranza che queste informazioni ti siano state utili per migliorare la tua conoscenza del budget economico, ti invitiamo a contattarci se vuoi saperne di più sulla redazione di questo documento e vuoi scoprire che cosa possiamo fare per te e per la tua azienda.
Consapevoli dell’importanza della trasparenza e chiarezza nell’erogazione dei nostri servizi, Le offriamo una prima consulenza gratuita, anche online, durante la quale ci potrà illustrare le Sue esigenze al fine di valutare tutte le possibili soluzioni ed i relativi costi.
